リモートワークでVPN接続の最大数を超えた!分散ログインは有効?

世の中がコロナの動向を気にし出した2020年2月頃、会社で予定していた出張・会議やイベント等の開催自粛が決定しました。

これは本社(大阪)がいち早く、各グループ会社やミッション会社に通達を出したからです。

3密の自粛からリモートワークへの移行

弊社は、設備系や営業系以外にも様々なミッションを抱えている会社でもある為、2月の段階ではまだ具体的な対策は出ておらず、3密を自粛するようにという通達でした。

その後、コロナが収束する様子も無い事と、もし勤務ビルで感染者が出た場合、ビルそのものの消毒が必要となり最低2週間は自宅待機になる事から、業務に支障も出るとの判断でリモートワークが出来る者は原則在宅勤務となりました。

在宅勤務は、経理・総務・企画系業務に関わる社員は原則リモートワークとなり、お客様情報を扱う部署についてはリモートワークを免れていましたが、最終的には2分の1出勤や時間差勤務等を開始しました。

リモートワークでVPN接続の最大数を超える

リモートワークは、会社で接続しているクラウドを自宅PCへ設定し、会社と変わらない環境を作るところから開始となりました。

自宅PCで業務をする事への申請書の提出等も必要でした。

自宅PCで会社の変わらない環境をと言いつつも、会社では社員証で認証しているPCも、自宅ではワンタイムパスワードを取得しログインして社内クラウド(VPN接続)に接続をしていました。

しかし、世の中の状況も悪くなり更にリモートワークを推進された事で、在宅勤務の社員が増え、VPN接続の最大数を超えてしまう事象が発生し、なかなか接続出来ないという事象が起きてしまいました。

接続数を増加出来るように本社側でも検討をしたのですが、約2カ月構築に必要との事で本社は断念しました。

私のような事業計画策定や他支店・本社との調整が必要なオーバーヘッド業務は、リモート出来ないと仕事に全くなりませんが、顧客対応業務に従事している社員は勤怠登録等を行うのみで本来は社内クラウドへの接続は不要でした。

日常お客様対応業務を行っている人の接続数が増加した影響が大きいと考えられます。

分散ログインは有効?

やっと接続が出来ても落ちてしまい、再ログインが出来なくなる事象を約2週間位しましたが、本社指示にて分散ログインをするようにと指示が出ました。

各支店で分けて、午後と午前にログインをし、ログアウトするという方法です。この方法を取り出した結果、格段に接続しやすくなりました。

しかし、半日で接続している間に一気にやる事が必要となってしまい結果的に負担が増大となりました。

自宅の環境で変わるリモートワーク

自宅での環境については、自宅PCが社内環境を入れるのに対応していないOS(win7/8等)もあるので自宅PCの社員環境を事前に把握しておいた方が良い事と、エルガナやiMSといった社内メールをスマホやタブレットで受信する環境(サービス)も把握しておくと良いです。

スマホで社内メールや添付資料を開くのに相当見づらいので、何台か社内にタブレットを購入しておく。また、メール返信がスマホタブレットだと操作しづらいのでワイヤレスキーボードを準備しておくととても良いと思います。

平常時からコミュニケーションを

本当に救われたと感じたのは、自担当内の担当者(管理者含む)の仲が非常に良く、日常から業務の件でもコミュニケーションが図られていたので、困る事は無かったです。

リモートワークが可能かどうかなど事前に把握し、自担当や自部門でのコミュニケーションを活発に行っておけばもっとよかったでしょう。

リモートワークが長くなると、業務再開や出社再会となった際に以前と同じモチベーションで業務をすぐに再開するのが苦痛に感じると思います。

なので、平常運転に戻った時にどう活動していくのか、どういう目標を持って業務をするのかを管理者やリーダー職のメンバーがしっかりと社員説明し、気持ちの切り替えをする事が必要です。

今回2020年度計画を策定していた会社も多いと思いますが、この計画案で乗り切れるのか、もしくは修正をするのかを検討し、ピンチをチャンスに変える施策を導入するなど「しないよりは何かしよう」という気持ちで策定するのがポジティブで良いと思います。