リモートワークのビデオ通話でトラブル…細かいミーティングが必要?

私の仕事は、社外から送られてくるデータの集計や配信、社内に通達する資料作成の他、コールセンターのような電話対応です。

新型コロナウイルス感染症拡大を防止するために、社内での感染者は出ておりませんでしたが、3月1日から社内全員がリモートワーク化となりました。

この決定が下される頃から小・中学校が一斉に休校になった事もあったので、お子さんがいる主婦の社員をはじめ、多くの社員がリモートワークには賛成している様子でした。

また、リモートワーク化が確定する前に社員には自宅の通信設備等を問うアンケートが実施されました。

その際に自宅に固定回線等の通信設備がないと申請した社員に対しては、ポケットワイファイが会社から支給されたそうですので、リモートワーク化の準備に関して、会社からは十分な対応をしていただけたように感じております。

リモートワークのビデオ通話でトラブル

電話対応の業務は在宅で行える程の機材環境が整わなかったので、やむを得ず業務停止との判断になりました。

それ以外の業務をリモートワークで行うこととなったのですが、業務内容が減ったのにも関わらず、仕事効率は悪くなったように感じます。

ビデオ通話アプリを使用してミーティングを細かく行ってはおりますが、人数の多いミーティングでは通信エラーや機材トラブルも起こってしまうのが現状です。

また、ビデオ通話ではなくメッセージアプリを使用してのやり取りの際には、文章だけでは伝えづらい内容も多々あるので簡単な相談や質問であっても、今まで以上に理解や返答に時間を要してしまいます。

自宅だと仕事とのオン・オフの切り替えが難しくなるといった意見や、会社で使用している机や椅子とは異なることから、今まで感じたことの無い体の疲れや痛みを感じている、といった社員も少なくはなかったです。

パソコン自体は会社に設置していたものを、そのまま各自持ち帰って使用しています。

もともと会社内で使用していた時からログイン履歴など、様々な履歴は上層部の方が監視できるセキュリティシステムが組み込まれていたようなので、その監視システムが今回のリモートワーク化にも活用されているのだろうと思います。

これまでのお話だと、デメリットが多いように見えますが、そもそもの目的であった新型コロナウイルス感染症拡大の防止には効果があったように感じます。

普段私は通勤の為に電車を使用していたので、その電車に乗らなくて済む様になったことだけでも、感染の不安はかなり減りました。

それだけでも、このリモートワーク化には大きなメッリトがあったのではと思います。

これまで以上に細かいミーティングが必要?

社員同士が顔を合わせずに仕事をしていると、業務進捗はわかりづらくなるので、これまで以上に細かくミーティングを行うことは大切です。

また、進捗が目で見てわかるように、チェックリストや工程表などを用意すると働きやすくなるかと思います。

社内全体がリモートワーク化となると、コミュニケーションがどうしても取りづらくなることから実際に私の周りでは、会社で仕事をしていたときには発生しなかった、些細なミスも起こりやすくなっております。

なので、リモートワークを開始する前の準備やトラブルシューティングを念入りに行うことが大切だと感じました。

その際も、できるだけ多くの社員が意見を出し合うことで、社員それぞれが感じている懸念点も見えてくる為、より良い状態でリモートワークが開始できるかもしれません。

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